Ventajas para automatizar procesos en el área RRHH

Actualmente, el clima es más propicio para considerar los enormes beneficios de los procesos automatizados dentro del área de RRHH, a pesar de que las cifras demuestran que muchos siguen manteniéndose escépticos al respecto. 

¿En qué consiste la automatización
de procesos de Recursos Humanos?

Ante esta imperiosa necesidad, no es de extrañar que cada día veamos cómo los departamentos de RRHH de grandes o medianas empresas trabajan cada vez más con el apoyo de la división tecnológica de sus compañías, para crear un puente entre lo digital y lo humano.

Gracias a esta conexión y a este esfuerzo conjunto, surge la adopción de soluciones tecnológicas cada vez más intuitivas que no solo operan valiéndose de la inteligencia artificial o la sencillez de la interfaz. También cumplen con el propósito de brindar autoservicio, autoayudas y, muy especialmente, automatización.

Al hablar de sistemas automatizados, es inevitable mencionar a las soluciones RPA, las cuales aportan un beneficio indiscutible a las tareas repetitivas del departamento de Recursos Humanos. Muchas de esas funciones son monótonas, se llevan a cabo de la misma manera mes a mes y no aportan necesariamente un valor agregado.

Gracias a esto, la implementación de un sistema automatizado permite la intervención de los robots correspondientes a un software para ocuparse de estas tareas. Esta herramienta aumenta considerablemente la velocidad de ejecución de estas acciones, pero no solo eso.

¡Ofrece la garantía de un funcionamiento continuo!

Beneficios de la implantación
de RPA en Recursos Humanos

La investigación arrojó muchos datos de interés, entre los cuales vale la pena destacar al menos tres aspectos:

• El 46% de los responsables de diversas empresas que participaron en el estudio no habían escuchado hablar de los procesos de automatización RPA para el departamento de Recursos Humanos.
• Solo un 10% se encuentra llevando a cabo la implementación de estos softwares en sus empresas.
• Apenas un 2.6% de los participantes reconoció, con suma satisfacción, que ocupan soluciones RPA en sus compañías, optimizando así muchos de los procesos que se llevan a cabo en el departamento de RRHH.

A pesar de que la incorporación de la automatización de procesos de recursos humanos aún es tímida (si nos ceñimos a las cifras obtenidas mediante esta encuesta), las empresas que pueden dar un testimonio de sus beneficios coinciden en muchos valores de interés:

• El uso de RPA en RRHH redujo el tiempo que se invertía en estas tareas en un 80%.
• El incremento de la productividad arrojó un contundente 60%.
• La agilidad y la flexibilidad de los procesos aumentó en un 40%.
• La reducción de errores, así como la reducción de los costos asociados a estas tareas, también arrojó un 40%.

En resumidas cuentas y apuntando a las cifras, el uso de soluciones RPA para la gestión de datos y los procesos de selección dentro del departamento de Recursos Humanos, ofrece: versatilidad, optimiza las tareas, disminuye los errores y aporta al equipo flexibilidad.

¿Por qué automatizar?

Algunas empresas consideran que la implementación de soluciones RPA en el departamento de Recursos Humanos restará empatía al equipo y a su correcta relación con el resto del capital humano, pero desconocen que el tiempo que ahorrarán los empleados en procesos, se puede invertir de un modo formidable en otras actividades y proyectos.

Tomando en cuenta que será la inteligencia humana la que configure las características del software para su correcto funcionamiento, esta intervención humaniza los procesos, los refina a medida que transcurre el tiempo y permite que la actividad sea cada vez más intuitiva, así como adaptada a las necesidades de cada compañía.

Se trata simplemente de ahorrar trabajo monótono y repetitivo al personal, tomando en cuenta que, salvo su revisión puntual cada cierto tiempo, sus variaciones son mínimas.

Optar por este sistema de control contribuirá a que cada vez haya menos errores, los procesos se lleven a cabo de forma automática y expedita, y la productividad crezca,

¿Cómo aplicar la automatización robótica de
procesos en el departamento de Recursos Humanos?

En primer lugar, incorporar esta herramienta a la empresa es sencillo y en segundo lugar, es mucho más accesible, monetariamente hablando, de lo que se piensa. 

La sencillez de la adopción de soluciones RPA radica en que se trata de un software que no requiere cambios radicales en los sistemas o en las fuentes de datos con las que operan otros de los procesos de la empresa.

En este sentido podríamos decir que es más complejo implementar una solución tradicional que requiera de modificaciones constantes, en comparación con esta.

Con respecto a la inversión monetaria, el gasto es considerablemente bajo si se pone en una balanza todas las ventajas que se pueden obtener de este sistema de información y control. Por lo general, no es necesario invertir en recursos adicionales, además de que la optimización de las tareas se lleva a cabo desde el primer momento.

Los datos aportados recientemente por WorkMarket nos demuestran que más del 50% de los empleados que trabajan con la ayuda de un software RPA, economizan alrededor de 20 horas al mes en procesamiento de datos, así como en tareas repetitivas.

Se estima que para el 2025, el ambiente laboral esté compartido entre el talento humano y la inteligencia artificial, con un 48 y 52% de participación, respectivamente.

Al tener a empleados más satisfechos, con tiempo de sobra para enfocarse en las labores estratégicas de la compañía, así como en proyectos que les motiven, la rentabilidad de la herramienta comienza a rendir sus frutos desde las primeras semanas de su implementación.

Automatización en el proceso de selección

Las estadísticas demuestran que cada vez que se desea incorporar a un nuevo talento a una compañía, al menos el 88% del proceso se ocupa en la selección de los currículums más idóneos para el cargo.

En promedio, un empleado de Recursos Humanos eficiente podría tomarse alrededor de 23 horas en revisar el perfil de cada uno de los candidatos, corroborar algunos de sus talentos y coordinar con él una entrevista.

La automatización de los procesos de selección no solo se encarga de hacer más expedita la incorporación de la persona que más se aproxime a las competencias necesarias para desempeñarse con éxito en el cargo, también reduce el margen de error, el papeleo e incrementa la satisfacción del personal que contrata, así como las expectativas del talento contratado.

Un proceso de incorporación de nuevo personal que se caracterice por ser lento, disminuye las oportunidades de sumar al equipo a los mejores talentos.

Sabemos de sobra que cada proceso de selección es individual y que entran en juego factores humanos como la empatía, las habilidades blandas y la disposición de cooperación y desempeño de la persona a considerar, pero también hay procesos susceptibles de ser automatizados.

Refinar el criterio de selección, obtener los datos de una forma eficaz, sin errores y disminuyendo procesos, así como un enorme papeleo, son ventajas a considerar, pero podemos mencionar muchas más.

Una vez que tienes a tu disposición a un nuevo empleado, lo que se desea es que comience a demostrar sus aptitudes en el cargo desde el primer momento, sin embargo se pierde mucho tiempo en la resolución de dudas e inquietudes.

Un proceso de autoservicio donde el nuevo profesional encuentre, de forma clara, intuitiva y amena, las respuestas a sus dudas más frecuentes, así como información clara acerca de la cultura corporativa de la empresa a la que ingresa y el workflow que corresponde a su área, será de mucha ayuda para tener a una persona motivada y dispuesta, así como productiva.

Pago automatizado de las horas extras

No solo consiste en el uso de un software intuitivo que pueda realizar todas las labores de cálculo de forma automatizada. Especialmente tratándose de otros beneficios laborales, como el control de las horas extra, es importante vincular este sistema con un buen control de acceso.

Llevar un record o registro minucioso y eficaz del desempeño de los profesionales que integran la empresa, así como el tiempo que dedican, reglamentario o adicional, al cumplimiento de sus funciones, favorece el clima laboral, motiva a los empleados y mantiene las relaciones en un estado saludable.

Las cifras y los testimonios hablan por sí solos. La incorporación de soluciones RPA al departamento de Recursos Humanos de una empresa, es una alternativa rentable, productiva, visionaria y cada uno de los integrantes de tu equipo, lo agradecerá.